nirat / Getty Images
Hrpe papira su bol, a upravljanje sustavom kućnih arhivskih zapisa može predstavljati poteškoće. No, morate se objesiti za neke dokumente jer nikad ne znate kada će vam zatrebati.
Koliko dugo trebate čuvati poreze, primanja, bankovne izvode i druge važne dokumente? Svaka je vrsta dokumenta različita, tako da ćete biti sigurni da sve svoje papire držite dovoljno dugo prije nego što ispalite sjeckalicu, čak i ako mislite da ste završili s njima.
Održavanje izvediv sustav za podnošenje prijava kod kuće
Jedan ključ za stvaranje djelotvornog sustava kućnog arhiviranja je početak smanjivanja količine papira. Doista možete smanjiti količinu papira koju ćete morati usitniti ili poslati. To znači da se riješite neželjene pošte, prijavite se za e-račune i ne prihvaćate letake, kupone koje nikada nećete koristiti, kataloge koje nikada nećete pročitati ili druge efemere za koje smatrate da se trebate objesiti kada vas znaju stvarno ne.
Drugi korak je osigurati da imate dobar sustav upravljanja poštu. Što učinkovitije rukujete poštom kada stigne, rjeđe ćete morati odraditi veliku sesiju punjenja, drobljenja i recikliranja.
Postavljanje elektroničkog sustava
Oslobađanje od arhiviranja papira postavljanjem elektroničkog sustava arhiviranja uštedjet će vam prostor i riješiti se nereda na papiru. Danas elektronički sustav arhiviranja ima puno smisla jer je lakši nego ikad.
Da biste započeli, potreban vam je skener i mjesto za pohranu datoteka: sistem mapa na računalu i sigurnosna kopija u oblaku, kao i vanjski tvrdi disk. Što više sigurnosnih kopija imate - kod kuće i izvan nje - spremniji ćete biti za izbacivanje gomile papira, bez brige da ćete izgubiti nešto važno.
Postavljanje općih mapa za različite vrste dokumenata (npr. Kućanstvo, porezi, auto, rodni listovi itd.) Ne morate biti previše precizni s pohranjivanjem dokumenata jer se elektronički sustavi za arhiviranje mogu pretraživati.
Zatim skenirajte svaki dokument i spremite ga u mapu prema sadržaju. Svakako dodajte jedinstveno ime datoteke kako biste ga opisali kako biste ga brzo pronašli putem funkcije pretraživanja vašeg računala. Također, dodavanje datuma na kraju naziva datoteke može vam pomoći u razlikovanju iste vrste dokumenta iz različitih vremenskih razdoblja. Na primjer, umjesto da zovete račun za uslužni program utilitystatement.pdf, imenovajte ga utilitystatement-Feb2019.pdf.
Dostupan je i niz aplikacija pomoću kojih možete brzo snimiti i pohraniti razne dokumente. Mnogima se može upravljati putem vašeg pametnog telefona ili tableta, tako da se možete riješiti papirologije (posebno primanja) kad niste ni blizu svog kućnog računala.
Čuvanje kopija
Za najvažnije dokumente stručnjaci savjetuju čuvanje višestrukih kopija. To može značiti čuvanje jedne kopije u vašem oblaku i druge na tvrdom disku. To također može značiti čuvanje jedne kopije u vašoj elektroničkoj arhivi i jedne tiskane kopije u vatrootpornom sefu.
Dokumenti zauvijek pohraniti
Brojni dokumenti trebaju se zauvijek pohraniti. Ovo su najvažnija koja će vam iz bilo kojeg razloga u bilo kojem trenutku možda trebati iz raznih razloga. Osiguranje da se čuvaju na sigurnom mjestu i da je kopija sigurna uštedeće vam puno vremena kada je potrebno.
- Akademska evidencija: Diplome, prijepisi i bilo koji portfeljni posao koji će se ubuduće koristiti prilikom prijavljivanja za posao.Dopisi za prihvaćanjeBaptismal CertifikatiBirth potvrdeDeath certifikati: Moguće su potrebne u porezne svrhe.Driver's licenceZa evidenciju o zaposlenosti: bilo kakve klauzule, ugovori, disciplinski dosjei i pregled performansiMedicinski zapisiVojni zapisiPportistiZapisi o umirovljenju i miroviniSocijalne sigurnosne karticeWills
Dokumenti se pohranjuju za određeno razdoblje
Zamislite da se na vašem stolu gomilaju bankovni izvodi i računi. Nakon čak samo deset godina, ta hrpa vjerojatno će biti nevjerojatno velika. Postoje mnoge vrste dokumenata, uglavnom financijskih - koje bi trebali čuvati određeno vrijeme, ali ne treba ih čuvati zauvijek. Možda ćete ih trebati spominjati mjesečno ili tjedno, a onda postaju samo još jedan komad papira koji okolo stvara nered.
Škakljiv dio je znati kada se možete riješiti ove vrste zapisa. Nema dobrog odgovora za sve, ali preporučene smjernice na temelju toga što je:
- Izvodi iz banke: Mjesečni računi: Jedna godina za bilo što u vezi s porezom ili jamstvom; sve ostale račune trebate uništiti čim budu uplaćeni. Računi za kreditne kartice: Podijelite odmah kad su plaćeni. Priznaci poboljšanja kuće: Držite dok se kuća ne proda. Podaci o investiranju: Sedam godina nakon što ste zatvorili račun ili prodali vrijednosni papir.Najam: Zadržite dok se ne preselite i ne primite svoj depozit od stanodavca. Plaćanja i dijelovi plaćanja: Jedna godina, ili dok ne primite svoj W-2 izvod za tu poreznu godinu. Primici prodaje: Zadržite za vijek trajanja jamstva za velike kupnje poput uređaja i elektronike. Za stvari poput namirnica i odjeće čuvajte potvrdu samo dok ne budete znali da vam neće trebati vraćanje robe. Porezni dokumenti: Sedam godina, uključujući vaše podnošenje i sve prateće dokumente poput W-2 i potvrde. Čuvajte dok se brod, automobil ili motocikl ne prodaju.
Kako se riješiti dokumenata
Uništavanje dokumenata glavni je način zaštite od krađe identiteta. Kao općenito pravilo, postoje određeni dokumenti koje apsolutno treba uništiti. To uključuje sve brojeve računa, datume rođenja, djevojačka imena, lozinke i PIN-ove, potpise i brojeve socijalnog osiguranja.
Ako su dokumenti još uvijek "aktivni" - trebat ćete ih držati za referencu - smjestite ih u vaš sustav prijavljivanja po kućama. Obrišite ih samo kad ih više ne koristite.
Kakve dokumente rastrgati
Kada završite s tim dokumentima i više vam nisu potrebni, slobodno ih usitnite:
- ATM priznaniceBanke izvodaKorije potvrde o ročnom carinskom računuOdužene i poništene čekoveKreditne karticeKreditna izvješćaDriversove licence (istekao) Dokumenti o zapošljavanju koji imaju bilo kakve identifikacijske podatkeDopunjene putovnice i vizeKnjige računa investicija Pravni dokumenti Investicije, zalihe i imovinske transakcijeIzpisi s potpisom (zakupi, ugovori, pisma, itd.) Prtljažne oznakeMedicinske oznake stomatološke evidencije Papiri s brojem socijalnog osiguranjaPasswords ili PIN brojeviPayed stubsPreporučeni zahtjevi za kreditne karticeRecepti s čekovima brojeva računa, brojevima kreditnih kartica ili bilo kojim drugim identifikacijskim informacijamaTax obrasciTranskripti s identifikacijskim podacimaPutovanja rutaUkorištene avionske karteKorisnice za komunalne usluge (telefon, plin, električna, voda, kablovska TV, internet itd.)
Sve ostalo - poput papirologije - možete jednostavno reciklirati. Obavezno postavite fleksibilan sustav arhiviranja kako biste ove dokumente mogli provjeriti. Također je dobra ideja naviknuti se redovito pregledavati pohranjene dokumente. Pokušajte to učiniti prilikom plaćanja računa, podnošenja poreza ili brige o sličnim ponavljajućim zadacima kako ne biste zaboravili i papirologija vam izmiče iz ruku.
