FangXiaNuo / Getty slike
Radite li za tvrtku koja ima česte sastanke? Pitate li se ikada što biste trebali raditi i što se smatra pravilnim ponašanjem na tim okupljanjima? Bojite li se sudjelovanja na sastancima jer se bojite da biste počinili lažljiv pas koji bi mogao ugroziti vaš položaj ili mogućnosti napredovanja?
Uobičajeno, menadžeri, vođe tima ili rukovoditelji korporacija zadržavaju pravo pokretanja poslovnih sastanaka kada osjete potrebu. Bez obzira na to jesu li redovito zakazani događaji ili se pozivaju na određenu svrhu, svi koji nazoče trebaju se pridržavati odgovarajućih smjernica poslovnog etiketa.
Lider
Prije sastanka ključno je organizirati sve kako ne biste gubili nečije dragocjeno vrijeme. Želite da sve teče što je moguće glatko i prema rasporedu, a opet možete ostaviti vremena za pitanja i povratne informacije ako je moguće. Ključno je pokazati poštovanje prema svima koji su uključeni.
Evo nekoliko preporučenih smjernica:
- Imajte pisanu agendu s logičnim slijedom i realnim vremenima. Ako vrijeme i resursi to dopuštaju, pošaljite kopije svima koji će prisustvovati. Pošaljite poziv potencijalnim sudionicima sa što je više moguće specifičnosti sastanka, uključujući lokaciju, vrijeme početka, što donijeti i kraj vremena. Započnite prijateljskim pozdravom i neka svi znaju kada je u redu postavljati pitanja. Imajte vode u podijumu ili prednjem dijelu sobe i pijte ga između tema ili kada netko drugi govori. Ne trebate zapisati zapisnik doslovno, ali barem biste trebali imaju bilješke u bilješkama. Ako to ne učinite, možda ćete natjerati da preskočite jednu temu od druge i izgubite trag što trebate reći. To može uzrokovati da gubite vrijeme i ostavljate polaznike da se pitaju o mjestu sastanka. Budite svjesni jezika tijela svojih polaznika. Ako vidite da ljudi gube interes, zaustavite se i provjerite da ne ponavljate informacije ili trošite previše vremena na nešto što nije relevantno. Sačuvajte nekoliko anegdota da sastanak bude zanimljiv. No, izbjegavajte govoriti neprikladne šale koje imaju čak i naznake seksizma, rasizma ili bilo čega drugog što bi moglo uvrijediti druge. Nikada ne krajte ideje drugih ljudi i nazivajte ih svojim. Uvijek dajte povjerenje drugima za ideje i uspješne zadatke. Dok je u redu malo se kretati, ne napredujte prema naprijed i nazad po prednjoj sobi. Zbog toga se činite nervoznima. Tijekom razdoblja pitanja i odgovora ostanite mirni dok osoba koja je pitala ne završi prije nego što odgovori. Ako ne razumijete pitanje, zamolite ga da ga ponovi ili dodatno objasni upit. Ako se netko čini ljut ili neprijateljski, održavajte se cool i zamolite osobu da o tome raspravlja kasnije s vama. Raspored sastanka rano ako je moguće. Bolje je da to bude kraće nego da se izgubi pažnja prisutnih.
Sudionici
Svi koji su pozvani na sastanak trebaju prisustvovati ako okolnosti to ne dopuštaju. Ako znate za sastanak unaprijed, razmislite o dodatnom vremenu za osobno negovanje kako biste pokazali poštovanje bilo kojim nadzornicima koji prisustvuju. Obucite se prikladno za poslovnu razinu.
Savjeti za sastanke
- Ako se od vas traži da pošaljete potvrdnu poruku, učinite to čim unesete sastanak u kalendar. Pojavite se na vrijeme. Dođite tamo nekoliko minuta ranije ako je moguće. Provjerite mobitel i provjerite je li uključen ili isključen. Nikad ne biste trebali slati tekstualne poruke tijekom sastanka, osim ako vas voditelj ne zatraži od određene osobe. Ako se osvježenja poslužuju, piće je prihvatljivo. Međutim, ako svi drugi ne jedu, pričekajte da nakon završetka sastanka dođe međuobrok. Ako je ovo sastanak za ručak, donesite svoju hranu na stol i jedite je što je moguće mirnije i bez obraćanja pažnje na sebe. Ne razgovarati ili razmjenjivati bilješke s drugim sudionicima. To je vrlo remetilački i može stvoriti dojam da svoj posao ne shvaćate dovoljno ozbiljno da biste pažljivo pogledali ono o čemu se razgovara. Ako ste pozvani, odgovorite što je moguće direktnije. Kad ne znate odgovor, izvinite se i budite iskreni. Nijedan odgovor nije bolji od pogrešnog. Nakon sastanka zahvalite govorniku. Ne zadržavajte se u sobi za sastanke duže nego što je potrebno. Druženje će vas učiniti besposlenim, a ne želite da šef misli kako koristite sastanak kako bi smanjio svoje dužnosti.
Sastanci u restoranu
Ponekad se sazove sastanak ručka, a može se održati u restoranu. Iako vam to nije daleko od ureda, sjetite se da ste još uvijek na poslu.
Dodatni savjeti za sastanke u restoranima:
- Nikada nemojte zaboraviti svoj način rada za stolom. Rukovanje ručkama nesretno s milošću i dobrim načinima korištenja odgovarajućih pribora. Ako sumnjate koja vilica ide uz svaki tečaj, slijedite osobu koja vodi sastanak. Ako ste u restoranu s švedskim stolom, znajte ispravne načine kako da si pomažete. Slijedite ispravne smjernice za jelo namirnica s prstima.
