Caiaimage / Sam Edwards / Getty Images
E-pošta jedan je od glavnih načina na koji ljudi sada pišu pisanu komunikaciju, a malo je vjerojatno da će se ikada promijeniti. Jednostavno je, brzo i ne zahtijeva pečat.
Prošli su dani kada morate čekati tjedan ili više da biste dobili pismo ili odgovor u pošti. Nije potrebno hitno voziti u poštu kako biste odmjerili koverte i pokupili dovoljno maraka za račune i pisma. U stvari, mnogi se ljudi nikada nisu ni obratili na koverti niti poslali pismo putem američke pošte.
E-pošta je postala jedan od najjednostavnijih i najbržih načina komuniciranja kako osobno, tako i poslovno. Ovo je postao takav fenomen da se uvijek povjerljiva poštanska služba Sjedinjenih Država trudi pronaći načine kako ostati u poslu.
Stoga ne čudi da je etiketa e-pošte, često nazivana netiketa, vruća tema trenutne kulture. Svakodnevno šalje e-poštu širokom dijelu američke populacije. Većina tvrtki koristi e-poštu za komunikaciju sa zaposlenicima tijekom dana. Gotovo svako kućanstvo ima barem jedno računalo s pristupom internetu, a unutar tih kućanstava su mame, tate, djeca, tinejdžeri i možda čak i djedovi, a svi ili većina njih primaju i šalju e-poštu.
Živimo u mikrovalnoj pećnici, internetskom društvu i nitko ne želi odvojiti vrijeme da napiše pismo iz dugih ruku, iako je toliko intimnije i osobnije. Ipak, postoje mnoge okolnosti u kojima e-pošta djeluje bolje od puževe pošte. Evo nekoliko etiketa i ne morate imati na umu prilikom sastavljanja bilješki e-pošte.
- Pripremiti. Prije nego što počnete tipkati e-poštu, bilo da je riječ o početnoj bilješci ili odgovoru, zapitajte se što želite komunicirati. Ukratko, koja je vaša svrha pisanja? Jednom kada znate da možete pročitati dovršeni e-mail prije nego što ga pošaljete kako biste bili sigurni da ste postigli svoj cilj. Ako čini ocjenu, pošaljite je; ako je tekst zbunjujući, oštar ili nejasan, možda biste trebali početi iznova. Komunicirati. Imajte na umu da komunicirate s pravom osobom koja će primiti ovu poštu. Imajući to na umu, trebali biste se osobi obratiti po imenu i biti iz poštovanja. Ako je ovo odgovor na zaprimljenu poruku e-pošte, trebate izdvojiti vrijeme za rješavanje bilo kakvih pitanja ili zahtjeva na početku bilješke. Disati. Svi smo u nekom ili drugom trenutku krivi što smo izgubili smirenost. Ako primite e-poštu koja vas ljuti ili uznemiruje, ne odgovarajte ljubazno. Krenite visokom cestom i odgovorite samo na potvrdu primitka ili odvojite malo vremena prije nego što odgovorite kako biste se mogli smiriti i odgovoriti dobro osmišljenom porukom. Nikada ne želite ljuto odgovoriti na e-poštu (ili bilo koji drugi oblik komunikacije). Kad smo ljuti, skloni smo reći (ili napisati) stvari koje ili ne mislimo ili ne trebamo reći. Zapamtite da nakon što vam e-pošta bude poslana, ona je zauvijek vani. Budite transparentni. Redak predmeta trebao bi biti istinit prikaz zašto kontaktirate s primateljem. Koristite izraze koji se odnose na predmet e-pošte. To se događa bez obzira sastavljate li poslovnu ili osobnu e-poštu. Na primjer, ako majci pišete e-mail o njezinoj posjeti sljedećeg tjedna, u vašem bi retku trebala biti poruka "Tvoj posjet". Istraživanje. Ako poslovnom suradniku šaljete e-poštu, prikladno je da koristite njegovo prezime i naslov. Ispravno obavite istraživanje i obratite se primatelju. Predsjedniku tvrtke se može obratiti kao gospodin Taylor ili predsjednik Taylor. Provjera pravopisa. Upotreba provjere pravopisa važna je kada komunicirate pismenim putem. Kad pošaljete bilješku punu pogrešaka, ona vam govori da ste neiskreni ili da ne obraćate pažnju na detalje. Pokušajte uvijek pokrenuti provjeru pravopisa ili koristiti program koji se automatski ispravlja. A zatim ga ponovo pročitajte kako biste bili sigurni da riječi koje želite upotrijebiti nisu automatski ispravljene na nešto drugo. Korekturu. Trebali biste izdvojiti dodatnih nekoliko sekundi ili minuta koji su potrebni kako biste brzo pročitali bilo koji e-mail koji planirate poslati. Odvojite vrijeme za uređivanje nezgodnih rečenica ili za postavljanje nestalih interpunkcijskih znakova. Pazite na ton. Ponekad se poruka e-pošte može razlikovati od onoga kako ste namjeravali. Ton vaše e-pošte vrlo je važan i jednako je važan kao i vaša poruka. Budući da je ovo pisana komunikacija, trebali biste osigurati da je vaš ton ugodan i da je to istinski prikaz onoga što želite reći. Imajte na umu da vaš primatelj ne može čuti cvrkutanje u vašem glasu niti vidjeti osmijeh na vašem licu. Ako ne želite predgovoriti sve što napišete, trebali biste izbjegavati bilo koji jezik u e-pošti koji možda na bilo koji način bude pogrešno protumačen. Budite kratki i dragi. Pokušajte da ne pišete roman kada šaljete e-poštu. Većina ljudi stvarno ne želi toliko čitati u e-poruci. Ako je poruka e-pošte nužno duga, pokušajte pomoći primatelju isticanjem ključnih koncepata, korištenjem tačaka sa metkom ili sažetkom teme u uvodnom odlomku. Komunicirajte dobro. Ne želite zbuniti svog čitatelja, zato odvojite vrijeme da budete jasni i sažeti u svom pisanju. Ako šaljete e-poštu prijatelju, možete biti ležerniji u svom stilu pisanja. Međutim, ako se radi o poslovnoj komunikaciji, koristite pravilnu gramatiku i izbjegavajte korištenje simbola ili emojija koji čine da izgledate manje profesionalno.
Komunikacija putem e-pošte vrlo je popularna. Uzmite vremena da se uključite u Zlatno pravilo, a vi ćete krenuti dugim putem do poliranog netiketa profesionalaca.
