Getty Images
Dakle, sve te stvari morate obaviti svaki dan i vaš popis obveza je pun - kako znate što učiniti prvo, drugo i treće?
Prilično se svi osjećaju kao da imaju previše posla i premalo vremena za to. Često taj preplavljeni osjećaj proizlazi iz nemogućnosti davanja prioriteta svim onim naizgled hitnim zadacima. Ako smatrate da vam popis obveza raste iz minute u minutu i ne znate ni gdje započeti, evo kako prepoznati, procijeniti i odrediti prioritete zadataka.
1. Napravite popis
Prije nego što pokušate razvrstati svoje obveze prema važnosti, odvojite vrijeme kako biste sastavili opsežan popis svega što trebate ili želite ostvariti. Podijelite svoj popis na odjeljke za različite vrste zadataka. Te kategorije mogu uključivati:
Dnevni ili tjedni zadaci
To su svakodnevni "do-dos" -i koji mogu biti osobni (planiranje obroka i kupovina namirnica) ili povezani s poslom (tjedni sastanak tima.) Ako već slijedite svakodnevnu rutinu, bit ćete upoznati s tim zadacima; ako to ne učinite, pravi je trenutak da ga kreirate. Ono što uključite može varirati - neki ljudi neće se morati podsjećati da provjeravaju e-poštu ili kupuju namirnice, ali drugi će cijeniti strukturirane podsjetnike za izvršavanje određenih radnji u određeno vrijeme ili određene dane.
Zadaci s rokovima
To se, očito, mora obaviti do određenog datuma i zahtijevati prethodnu pripremu. Primjeri mogu biti školski listovi koji treba stići za tri tjedna ili zabava koju planirate za šest mjeseci. Ove vrste zadataka - često nazvanih projektima - kasnije se mogu raščlaniti na manje sastavnice - na primjer, "pisanje papira" može se rastaviti na čitanje odgovarajućih knjiga, organiziranje bilješki, pisanje kontura, pisanje prvog nacrta i tako dalje na.
Zadaci koji se ponavljaju
One se ne događaju na dnevnoj ili tjednoj frekvenciji, ali nisu ni jednokratni projekti. Ponavljajući se zadaci mogu uključivati sastanke stomatologa ili vršenje tromjesečnih poreza.
Motivirani, potrebni zadaci
To su zadaci ili projekti za koje znate da morate raditi, ali nitko vas neće napraviti. Rijetko, ako ikad, imaju ugrađenu vremensku granicu. Razmislite o poboljšanju web stranice za svoju malu tvrtku ili pronalasku novog pružatelja primarne zdravstvene zaštite.
Motivirani, ne potrebni zadaci
Ovo su ugodnije aktivnosti koje ipak padaju usput kao i drugi, očigledno potrebni zadaci. Razmislite o čitanju radi zadovoljstva ili radu na hobijima.
Neki dan zadaci
Ovi se zadaci zadržavaju na dnu vaše liste obaveza ili na kraju vašeg uma, ali obično ih ne treba obaviti uskoro, niti ikad. Primjer: obojite svoje radijatore.
2. Organizirajte svoj popis
Nakon što sve nabrojite, možete shvatiti što prvo poduzeti i organizirati svoj raspored. (Kako to fizički radite - na listu papira, planeru, aplikaciji, mrežnom kalendaru ili na neki drugi način - manje je bitno što odaberete metodu koja će vam odgovarati i koju ćete koristiti.) Evo nekoliko kriterija Razmisliti:
Hitno ili važno
Svi se zadaci mogu razvrstati u jednu od četiri kategorije. Hitne i važne zadatke trebate obaviti prvo, što prije; hitni, ali ne i važni zadaci mogu se delegirati ako je moguće, ali ako ne, vaš bi raspored trebao sadržavati dovoljno fleksibilnosti i dodatnog vremena da ih prihvatite kada se pojave; važne, ali ne hitne zadatke treba planirati dobro unaprijed kako ne bi postali hitni; zadaci koji nisu ni važni ni hitni mogu se eliminirati, mada ako u njima uživate, trebali biste ih uraditi u svom rasporedu kako ih više ne bi gužvale zahtjevnije obaveze.
Procijenite vrijednost
O vrijednosti zadatka možete prosuditi na više načina. Moglo bi se dogoditi da li na druge utječu i koliko su ti ljudi važni (odobravanje šefa i dobrobit djece koja ovise o vama da su važnija od, recimo, mišljenja grupe stranaca s kojima ste se složili možete se pridružiti zadacima.) Možete dodijeliti visoku vrijednost zadacima za koje se dugoročno isplati ili za koje jednostavno smatrate da su korisne.
Jedna referenca koju ćete vjerojatno naići prilikom čitanja zadataka koji određuju prioritete jeste pravilo 80-20 ili Pareto načelo, u kojem se navodi da 80% učinaka dolazi od 20% uzroka. To može ili ne mora biti istinito za vas, ali je dobar podsjetnik da utvrdite na što zapravo trošite vrijeme i koji se od vašeg truda isplaćuju.
Vrijeme i fleksibilnost
Funkcionalni raspored omogućava promjene i prepoznaje vremenska ograničenja. Budite realni kada odredite prioritete i planirate svoje dane. Kada ste u nedoumici, precijenite vrijeme koje će vam trebati.
Ako su dvije zadaće dospjele istovremeno, odabir s kojim ćete započeti ovisi o tome kako najbolje funkcionirate. Neki radije izvuku jednostavniji zadatak iz načina da se usredotoče na onaj složeniji; drugi će se osjećati pomirljivo ako prvi kreću na teži zadatak i neka ili sve to učine prije nego što krenemo dalje. Imajte na umu da ne morate preuzeti jedan zadatak ili projekt od početka do kraja prije nego što prijeđete na sljedeći - osim ako, naravno, ne shvatite da rad na taj način povećava vašu produktivnost.
Ograničite svoje dnevne obaveze na najviše tri. Dan može uključivati i manje zadatke koji su rutinski ili manje važni ili hitni, ali učitavanje glavnih zadataka vjerojatno će dovesti do stresa i razočaranja.
Zapamtite da se prioriteti mogu promijeniti - ako vam šef treba sada da nešto učinite, vaš će se prvi prioritet vjerojatno srušiti na drugi. To je sve više razloga za uložiti više vremena u svoj raspored kako biste omogućili fleksibilnost.
3. Skupni zadaci
Skupni zadaci jedan su od najučinkovitijih, najučinkovitijih načina da se izvršavaju ti nagonski, svakodnevni zadaci. Grupiranje jednostavno znači da radite na istoj vrsti zadataka iznova i iznova prije prelaska na nešto drugo. Prvi je korak prepoznati zadatke koje obavljate iznova i iznova, a zatim podesite jednostavan tijek rada za njih. Zatim se istovremeno bavite tim zadacima koristeći taj tijek rada.
Serija zahtjeva izvršavanje sličnih zadataka koji zahtijevaju slične resurse u "serijama" radi poboljšanja učinkovitosti i produktivnosti. Evo nekoliko primjera:
- Plaćajte sve račune istovremeno. Otvorite svu poštu jednom tjedno i bavite se radom, umjesto da je svakodnevno slažete i nikad ne primate na nju
Doziranje vam omogućuje da uđete u utor radeći isti zadatak iznova i iznova, tako da ne morate gubiti vrijeme na pronalaženje uputa ili što biste trebali učiniti sljedeće.
4. Uklonite zadatke
Nakon što nabrojite sve svoje zadatke i sortirate ih od najvažnijeg do najmanje, postat će jasno koji su zadaci na dnu popisa. Oni se ponekad mogu prenijeti na nekog drugog, ali ako to nije moguće, morate odlučiti želite li zakazati vrijeme za njih ili ih eliminirati.
Na popisu su vam možda zadaće koje ne morate raditi ili ih uopće ne želite raditi, ali osjećali ste se pritisak da ih dodate u nekom trenutku (idite u teretanu, pohađajte knjižni klub.) Oni se mogu u potpunosti eliminirati.
Konačno, moguće je jednostavno imati previše posla - ako ne možete sve završiti, procijenite svoje radno opterećenje kako biste utvrdili da li vam treba samo još neke prakse u određivanju prioriteta ili morate li nekome reći da više ne možete nastaviti raditi određeni zadatak.
