Kako upravljati poštom u 5 koraka

Epoksidne / Getty slike

Učenje upravljanja e-poštom iznenađujuće je zastrašujući organizacijski zadatak jer ne možete samo vizualno organizirati poštu; morate pročitati i dodirnuti svaki dokument da biste ga mogli podnijeti ili odbaciti. To je rečeno, najbolji način za početak je uskočiti i učiniti to sada.

• Izbaci smeće

  

  TEK IMAGE / Getty Images

  Smanjite količinu primljene pošte zaustavljanjem priliva neželjene pošte.

  Odjavite se iz svih kataloga - da, svi. Njihov sadržaj već možete pronaći na mreži. Većina ima fini ispis s uputama za odjavu ili ih možete obaviti putem interneta. Ako smanjite količinu neželjene pošte, smanjit ćete vrijeme koje trošite na upravljanje. Dobra je i za okoliš.

  Nakon što se odjavite od svega, vaš će poštanski sandučić neko vrijeme biti blaženo bez neželjene pošte, ali polako će se početi gomilati ponovo. Nastavite se stalno uklanjati s popisa za slanje pošte ili odvojite neko vrijeme svakih šest mjeseci ili tako da uklonite svoje ime s bilo kojeg popisa kojem ste dodani.

• Zakažite to

  

  Fancy / Veer / Corbis / Getty slike

  Većina ljudi razvrstava poštu dok šetaju na vratima nakon posla i često se zaustavljaju u sredini kako bi odložili kaput ili skrenuli pozornost na ono što je večera. Oduprite nagonu da upravljate poštom sve dok nemate vremena i pažnje da se posvetite ovom zadatku. Evo zašto:

  • Ako putujete prema vratima, vjerovatno je da tada niste spremni upravljati poštu. Potrebni su vam pravi alati i pažnja da odlučite kako koristiti ili odbaciti svaki komad. Nikada ne dirajte komad papira više nego jednom ako ne morate. Ovo je upravljanje papirom toliko iscrpljujuće: Morate ga čitati svaki put! Pričekajte dok ne budete spremni upravljati i odbacite.

• Koristite prave alate

  

  Foto / Fellowes

  Imajte pri ruci odgovarajuće alate za odbacivanje, recikliranje ili odgovaranje na poštu. Ovo uključuje:

  • ShredderRecikliranje sustava za smeće i kalendar

  Nemojte imati kantu za uništavanje i recikliranje u zasebnim sobama. Oni bi trebali biti uz vas dok radite, tako da možete odmah poduzeti akciju. Na ovaj način nećete imati hrpe papira koji čekaju da se recikliraju i unište po cijeloj kući.

• Uspostavite sustav

  

  IPGGutenbergUKLtd / Getty Images

  Postoje tri krajnje igre za svaki komad pošte:

  1. Poduzmite akciju s poštom kojoj je potrebna pažnja sada ili na kraju. Razvaljajte ga u druge kategorije poput arhive, odgovora, neposredne akcije itd. Reciklirajte neželjenu poštu koja nema nikakvu vrijednost za vas i na njoj ne identificirajuće podatke, osim vašeg imena. i adresa. To bi uključivalo brojeve socijalnog osiguranja, datume rođenja, ponude kreditnih kartica i još mnogo toga.

• Držite se toga

  

  Kontejnerska trgovina

  Sada kada imate sustav ugašen, morate ga nastaviti. Ako nemate vremena svaki dan se posvetiti razvrstavanju pošte, stavite je u pretinac pristigle pošte na stolu, blizu ulaza ili u kut na kuhinjskoj ploči. Planirajte da provedete vrijeme jednom ili dva puta tjedno razvrstavajući svaki komad pošte kako ne biste propustili išta važno.